Automatiza Contábil

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Documentação — Automatiza Contábil
Documentação Técnica

Guia de uso,
backup e segurança

Boas práticas para manter as ferramentas funcionando com segurança e sem perda de dados.

Backup

Por que fazer backup dos arquivos

⚠️
Risco de perda de dados
Arquivos processados pelas ferramentas — planilhas geradas, extratos convertidos e configurações salvas — não são armazenados automaticamente em nuvem. Sem backup, qualquer falha de dispositivo ou navegador resulta em perda permanente.

As ferramentas do ecossistema Automatiza Contábil operam diretamente no navegador e geram arquivos locais. A estrutura de cada ferramenta — configurações, modelos de planilha e dados de entrada — pode ser perdida em situações como:

  • Atualização ou reinstalação do sistema operacional
  • Falha de hardware (HD, SSD) no dispositivo do usuário
  • Limpeza de cache ou histórico do navegador
  • Troca de computador sem migração de arquivos
  • Acidente com exclusão acidental de pastas
  • Atualização da ferramenta que redefine configurações locais
Backup

Como fazer backup corretamente

💡
Recomendação
Sempre que gerar ou modificar um arquivo de ferramenta, salve uma cópia imediatamente em um segundo local além do seu computador.
  1. 1
    Baixe o arquivo gerado pela ferramenta
    Após cada uso, faça o download da planilha ou arquivo produzido. Não deixe apenas na aba do navegador.
  2. 2
    Organize em uma pasta local com nome e data
    Sugestão de nomenclatura: FERRAMENTA_CLIENTE_AAAA-MM.xlsx. Ex.: ExtratoBancario_EmpresaX_2025-06.xlsx
  3. 3
    Copie para um serviço de nuvem
    Use Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Mantenha a mesma estrutura de pastas na nuvem.
  4. 4
    Faça backup externo mensal
    Pelo menos uma vez por mês, exporte todos os arquivos para um HD externo ou serviço de backup offline.
Backup

Frequência recomendada

Tipo de arquivo Frequência Prioridade
Extratos bancários convertidos A cada uso Alta
Planilhas de conciliação A cada fechamento Alta
Arquivos LCDPR gerados Após cada escrituração Alta
Relatórios gerenciais Mensal Média
Checklists preenchidos Mensal Média
Configurações de preferência Após alterações Baixa
Segurança

Dados sensíveis e confidencialidade

🔒
Atenção à confidencialidade
As ferramentas processam dados financeiros de clientes. Esses dados são altamente confidenciais e devem ser tratados de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados — Lei nº 13.709/2018).

Extratos bancários, faturamento, declarações e relatórios gerenciais contêm informações privadas dos seus clientes. O escritório contábil é responsável pelo armazenamento e tratamento adequado desses dados.

Nunca compartilhe arquivos de clientes em ambientes não seguros, grupos de WhatsApp sem criptografia ponta a ponta, ou serviços de nuvem sem controle de acesso.

  • Arquivos com dados de clientes devem ser protegidos com senha ou criptografia
  • Acesso às ferramentas deve ser individual — não compartilhe login entre colaboradores
  • Dados não devem ser armazenados em dispositivos pessoais sem proteção
  • Ao encerrar o uso, feche a sessão e limpe dados sensíveis da memória do navegador
  • Mantenha controle de quem acessa quais arquivos dentro do escritório
Segurança

Boas práticas de uso

✅
Siga essas práticas para uso seguro
A segurança dos dados dos seus clientes depende tanto das ferramentas quanto do comportamento do usuário.
  1. 1
    Use sempre conexão segura (HTTPS)
    Nunca acesse as ferramentas em redes Wi-Fi públicas sem VPN ativa.
  2. 2
    Mantenha o navegador atualizado
    Versões antigas podem ter vulnerabilidades que comprometem a segurança dos dados processados.
  3. 3
    Não deixe arquivos abertos em abas sem supervisão
    Feche abas com dados de clientes ao ausentar-se do computador. Ative bloqueio automático de tela.
  4. 4
    Revise permissões de acesso periodicamente
    Se um colaborador deixar o escritório, remova imediatamente o acesso às ferramentas e arquivos compartilhados.
Segurança

Responsabilidades

ℹ️
Divisão de responsabilidades
Entenda o que é responsabilidade da plataforma e o que é responsabilidade do escritório contábil.
Responsabilidade Automatiza Contábil Escritório / Usuário
Disponibilidade das ferramentas ✓ Sim —
Segurança da plataforma (servidor) ✓ Sim —
Backup dos arquivos gerados — ✓ Sim
Sigilo dos dados dos clientes — ✓ Sim
Conformidade com a LGPD Parcialmente ✓ Principalmente
Controle de acesso interno — ✓ Sim

Em caso de dúvidas sobre compliance e LGPD, recomendamos consultar um advogado especializado em proteção de dados ou o sistema CFC/CRC da sua região.

Desenvolvido por Automatiza Contábil · Tecnologia & Automação para o Setor Contábil